AI議事録とは？選び方と導入前に確認すること

監修: 菊地 将（リブランディング株式会社）

会議のたびに録音を聞き返して議事録を書く時間は、担当者にとって小さくない負担です。AI議事録は、会議の音声を文字にして要点をまとめる仕組みで、この作業を軽くする手段として使われています。ただし、ツールによって得意なことが違い、選び方を誤ると修正の手間が増えたり、機密情報の扱いで困ったりします。この記事では、AI議事録で何ができるかを押さえたうえで、精度・連携・料金・機密の4つの観点で候補を2〜3に絞る方法と、導入前に確認したいことを順に説明します。

AI議事録とは：音声を文字にして要点を整理する仕組み

AI議事録は、音声認識で文字にし、自然言語処理で要約まで行う流れで成り立ちます。

AI議事録とは、会議の音声を自動で文字に起こし、そこから要約までを行う仕組みです。大きく2つの技術で成り立っています。1つは話し声を文字に変える音声認識、もう1つは文字になった文章の文脈を読み取って要約を作る自然言語処理です。

会議中の音声を扱う方法に加えて、録音データを後から取り込んで解析する方式にも触れている解説があります。どの方法に対応するかはツールごとに確認が必要です。普段の会議が対面中心か、オンライン中心かによって、必要な対応方法が変わる点は最初に整理しておくと選びやすくなります。

できること：文字起こし・話者の区別・要約

AI議事録で期待できる主な機能は次の3つです。

1. 文字起こし：発言をそのまま文字にします。後から検索したり、言った言わないを確かめたりするときの土台になります。
2. 話者の区別：誰の発言かを分けて記録します。発言者の名前まで記録に反映できるものもあります。
3. 要約：文字になった内容の要点を短くまとめます。

文字起こしだけで十分な会議もあれば、要約まで必要な会議もあります。何を省きたいのかを先に決めておくと、必要以上に多機能なツールを選ばずに済みます。

向き不向き：AIに任せきりにしない会議もある

AIが作った議事録は、そのまま正式な記録にできるとは限りません。専門用語をどこまで正しく認識できるかはツールによって差が出るため、辞書登録などで精度を高められるかを確認します。発言が重なる場面の認識結果も、試用で確かめます。最終的な確認は人が行う前提で、議事録の扱いを決めておくのが現実的です。取締役会など責任の重い会議や、機密性の高い人事の会議は、ツールの利用そのものを可とするか社内で決めてから導入します。

選び方：4つの観点で候補を2〜3に絞る

ツール選びは、機能の多さではなく、自社の会議で困っている点が解消されるかで判断します。比較する観点は次の4つに絞ると整理しやすくなります。

観点1：文字起こしの精度と専門用語への強さ

最初に確認したいのは文字起こしの精度です。誤変換が多いと、修正に手間がかかり、導入した効果が薄れます。確認するときは、次の点を見ます。

• 自社で使う専門用語や社内用語を、辞書登録などで覚えさせられるか
• 話者を区別する機能があるか、あっても人数が増えたときに実用になるか
• 使う言語に対応しているか

精度はカタログの表現より、自社の実際の会議音声で試した結果のほうが信頼できます。試用できるツールなら、普段の会議を1回通して、修正が必要になった箇所を数えてみてください。

観点2：普段使う会議ツールとの連携

次に、普段のオンライン会議ツールとどうつながるかを確認します。会議に自動で参加するもの、ブラウザの拡張機能で字幕を取るもの、録音ファイルを取り込むものなど、つなぎ方は製品ごとに違います。社内で使っている会議ツールにそのまま使えるか、参加者側に追加の操作や設定が必要かを見ておくと、導入後の負担を事前に見積もれます。

操作画面も判断材料になります。IT部門以外の社員が説明なしで使える画面かどうかは、定着に影響します。

観点3：料金と契約形態

料金は、月額課金か、利用者ごとの契約か、チームで共有できるかといった形態を確認します。料金表の金額だけでなく、何に応じて費用が増えるのか（人数、時間、チームでの共有など）は契約によって異なるため、確認が必要です。

比べるときは、自社の会議の本数と長さを基に、月にどれくらい使うかを見積もったうえで、議事録づくりに今かかっている時間と比較します。無料の範囲では利用時間などに制限が付くことがあります。無料で使える範囲の詳細は別の記事で扱うため、ここでは、本格的に使う前に有料プランの条件まで確認しておく点だけ覚えておいてください。

観点4：機密情報の扱いと管理機能

業務で使うなら、最後に決め手になるのが機密情報の扱いです。確認したい項目は次のとおりです。

• 通信と保存データが暗号化されているか
• 録音データや議事録がAIの学習に使われない設定にできるか
• データの保存場所と保存期間を指定できるか
• 閲覧や編集の権限を、管理者が人ごとに設定できるか
• 操作の記録（ログ）を後から確認できるか

無料版は主に個人向けと位置づけ、機密情報を扱う場合は企業向けのプランを勧める解説があります。会議の内容に顧客情報や人事情報が含まれるなら、法人向けのプランも検討対象に入れ、各プランのデータの扱いと管理機能を確認したうえで、社内の基準に照らして使えるかを判断します。

比べるときの整理表

必須条件で外してから、同じ会議の音声で試すと、2〜3の候補に絞りやすくなります。

候補が見つかったら、次のような表で並べると、抜けなく比較できます。

観点	確認すること	自社の必須条件	候補Aの結果	候補Bの結果
精度	専門用語の登録、話者の区別、試用での修正量	例：修正量が許容範囲	記入	記入
連携	使っている会議ツール、導入に必要な設定	例：普段の会議ツールで使える	記入	記入
料金	課金の形態、会議の本数に対する月額の目安	例：予算内に収まる	記入	記入
機密	暗号化、学習への利用、権限、ログ	例：学習に使われない設定がある	記入	記入

必須条件は、導入の目的から決めます。たとえば会議が多く修正の手間を減らしたいなら精度を、機密性の高い会議が中心ならセキュリティを最優先にします。必須条件を満たさない候補は、他が良くても外します。残った候補を、同じ会議の音声で試して比べると、2〜3に絞れます。

導入前の確認：機密・同意・運用ルールを先に決める

ツールを選んだあとに、使い方のルールを3つ先に決めておきます。

ツールを選んだあとで、使う側のルールが決まっていないと、現場が迷い、情報の取り扱いでも問題が起きやすくなります。導入前に、次の3つを決めておきます。

確認1：録音と文字起こしを参加者に伝える

会議を録音して文字にするなら、参加者に事前に伝えるのが基本です。社外の人が参加する会議では特に重要です。伝え方や同意の取り方は、会議の種類や相手、社内の規程によって変わる可能性があります。法務や情報管理の担当者と相談して決めてください。

社外へ出せない情報を話す会議では、そもそもAI議事録を使わないという線引きも選択肢です。

確認2：個人情報・機密情報の入力範囲を決める

入力した内容の扱いは、契約前に各サービスについて確認する必要があります。生成AIサービスの利用については、公的機関が注意喚起を公表しています。入力データの扱いなど個別の注意点は、参考文献に挙げた注意喚起ページの別添PDFに記載されているため、導入前に原文で確認してください。

そのうえで、社内では次のような線引きを決めておきます。

1. 使ってよい会議と、使わない会議の区別
2. 顧客名や個人名を含む発言の扱い（伏せ字にする、後で削除するなど）
3. 議事録を社外に共有するときの確認手順

確認3：保存・削除と責任者を決める

議事録のデータをどこに保存し、いつ消すのか、誰が内容を確認して正式版とするのかも決めておきます。AIの出力は確認する人がいて初めて議事録として使えるため、確認の担当と期限を決めておくと、誤変換や聞き違いを直さないまま議事録を共有する事態を防げます。

利用範囲や人のレビューといった生成AIの社内ルールの決め方は、記事制作を題材にした生成AIを記事制作に使う運用ルールの作り方で整理しています。議事録用のルールを作るときは、考え方の参考にできます。

導入の流れ：小さく試してから広げる

一度に全社へ広げず、段階を踏むと、途中で見直しやすくなります。

いきなり全社に広げると、使い方が揃わず、定着しにくくなるおそれがあります。次の順で進めると、途中で見直しやすくなります。

1. 小さなチームで試す：議事録づくりの負担が大きい部署を1つ選び、候補2〜3のツールを同じ会議で比べます。
2. 部署のルールを整える：試用で見えた修正の手間や使いにくい点を基に、録音の伝え方、保存・削除、確認担当を文書にします。
3. 範囲を広げて教育する：ルールを共有し、使い方を説明したうえで、対象の部署を増やします。

広げたあとも、精度は定期的に見直します。精度を高める工夫として、マイク環境の整備、発話のルールづくり、専門用語の登録を挙げる解説があります。

まとめ

AI議事録は、精度・連携・料金・機密の4つの観点で候補を2〜3に絞り、機密と同意のルールを先に決めてから導入するのが基本です。まずは1つの部署で、普段の会議の音声を使って候補を比べてみてください。

参考文献・データ元

‹ 親記事: コンテンツ制作・運用体制とは？編集フロー・役割分担・品質チェックの仕組みを体系的に整理

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